Coordonnateur des relations avec les employés (assiduité et accommodements)

Le coordonnateur des relations avec les employés travaille en équipe et en collaboration pour appuyer le personnel, les superviseurs et les gestionnaires dans la mise en œuvre des programmes de gestion de l’assiduité et de retour au travail rapide et sécuritaire de GardaWorld. La principale affectation de ce poste est le soutien administratif du programme de gestion de l’assiduité.  Le coordonnateur des relations avec les employés (assiduité et accommodements) s’acquitte de diverses fonctions pour promouvoir le bien-être des employés, comme la résolution des problèmes liés à l’assiduité et la promotion de la santé et du bien-être des employés. 

Principales responsabilités : 

• Gérer le processus administratif pour toutes les demandes de congé autorisé, ce qui comprend l’avis de départ aux services, conformément aux exigences en matière de protection des renseignements personnels.  Veiller à ce que tous les documents nécessaires à l’appui des congés soient reçus et tenus à jour.  

• Surveiller les congés, s’assurer que la personne répond aux exigences du congé et favoriser le retour au travail.    

• Gestion des données : Surveiller les absences quotidiennes et les arrivées tardives.  Élaborer et tenir à jour des rapports sur l’absentéisme et les retards.   Les rapports mettront en évidence les tendances et les prévisions en ce qui a trait à l’efficacité de la main-d’œuvre.    

•  Appuyer le programme de retour au travail rapide et sécuritaire en discutant de possibilités de travail modifiées ou de rechange et en offrant des mesures de soutien ou des ressources sur place ou autres pour toutes les absences pour cause de blessure. 

•  Travailler activement à trouver d’autres possibilités de travail au sein de la division. 

•  Aider les employés à remplir les documents relatifs au régime d’invalidité (certificats médicaux, formulaires de demande de règlement d’ILD).   

• Créer divers documents, y compris les notes des réunions des employés, mettre à jour les dossiers d’exploitation, et faire le suivi des dossiers et des feuilles de calcul Excel. 

• Assister à toutes les réunions d’assiduité en partenariat avec le gestionnaire de la prestation de services de la liste. 

• Travailler en partenariat avec les gestionnaires des employés, de la culture et de la prestation de services pour l’administration du programme de gestion de l’assiduité. 

• Interpréter les rapports d’assiduité trimestriels pour examiner la participation des employés au programme.  

• Planifier des réunions d’étape avec les employés du programme et y assister.  

• Faire le suivi du statut des employés dans le programme, y compris s’ils continuent dans le programme ou s’ils l’ont terminé avec succès. 

• Compiler divers rapports et statistiques, et coordonner les activités connexes avec divers intervenants internes et externes. 

• Soutenir les opérations en tenant un registre de tous les équipements ou fonctions modifiés. 

• Examiner le dossier avant chaque inscription et demander des documents médicaux à jour aux exploitants, au besoin.  

• Collaborer avec les opérations, les employés et le syndicat lors des réunions de planification du retour progressif au travail.  

• Coordonner les calendriers de retour au travail progressif avec la formation et les horaires, communiquer les horaires à tous les intervenants. 

•  Agir à titre de représentant de l’employeur dans les enquêtes sur les accidents, participer à l’identification des mesures correctives et assurer le suivi pour confirmer que les mesures correctives ont été prises.  

Éducation : 

• Diplôme d’études postsecondaires ou expérience de travail équivalente. 

• Au moins deux ans d’expérience de travail directement reliée dans un environnement administratif dynamique et au rythme rapide, et de préférence dans un milieu syndiqué. 

• Formation en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, un atout. 

• Compétences en administration des avantages sociaux des employés. 

Connaissances, aptitudes et capacités : 

• Connaissance des lois sur l’emploi et les droits de la personne. 

• Capacité d’interpréter les procédures de l’entreprise et d’offrir des conseils. 

• Forte motivation et capacité à travailler avec un minimum de supervision. 

• Bon niveau de compétence et de confiance avec Microsoft Office et d’autres applications de bureau. 

• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail. 

• Motivation et capacité à gérer ses propres priorités afin de respecter les ententes sur les niveaux de service. 

• Capacité de démontrer une expérience de la participation à des réunions de discipline et de traitement équitable. 

• Capacité de travailler sous pression et de conserver une vision claire dans un environnement exigeant. 

• Capacité de juger quand un recours hiérarchique s’impose et de consulter d’autres intervenants. 

• Maîtrise des systèmes informatiques et de Windows.  

• Maîtrise de la gestion du rendement et des enquêtes. 

• Compétences en administration des avantages sociaux des employés. 

Compétences : 

• Gestion du temps : Utilise son temps de façon efficace et efficiente; accorde de l’importance au temps; concentre ses efforts sur les grandes priorités; fait plus en moins de temps que les autres; peut s’occuper d’un plus grand nombre d’activités. 

•  Planification précise : Détermine la durée et la difficulté des tâches et des projets; établit des objectifs; répartit le travail en étapes d’un processus; élabore des horaires et des affectations de tâches et de personnes; prévoit et corrige les problèmes et les obstacles; mesure le rendement par rapport aux objectifs; évalue les résultats. 

• Communications :  Articule ses pensées et exprime ses idées efficacement en utilisant ses aptitudes de communication orale, écrite, visuelle et non verbale, ainsi que ses aptitudes d’écoute pour acquérir de la compréhension. Capable de fournir de l’information en personne, par écrit et dans un monde numérique. 

• Organisation : Capable de mobiliser des ressources (personnes, financement, matériel, soutien) pour faire avancer les choses; capable d’orchestrer plusieurs activités à la fois pour atteindre un objectif; utilise les ressources de façon efficace et efficiente pour organiser l’information et les dossiers de façon utile. 

Conditions de travail : 

• Les exigences physiques comprennent, sans s’y limiter, la capacité de se tenir debout, de soulever des objets, de rester assis pendant des périodes prolongées, et d’utiliser longuement un appareil informatique ou électronique. 

• Doit pouvoir soulever un poids maximal de 15 lb à l’occasion. 

• Capacité de se concentrer mentalement et pendant des périodes prolongées. 

• Capacité d’analyser de l’information et d’évaluer les résultats pour choisir la meilleure solution et résoudre les problèmes. 

• Capacité de travailler avec les autres et à proximité. Capacité de partager le même espace de travail et de travailler avec des personnes de divers niveaux organisationnels, divisions, services et emplacements géographiques.