Coordonnateur·trice à l'administration marketing

Résumé du poste 

Le ou la Coordonnateur·trice à l’administration marketing joue un rôle essentiel au sein de l’équipe du VP Marketing et Stratégie de Croissance. Relevant du Directeur du PMO Marketing et Stratégie, ce poste veille à l’efficacité administrative et à la conformité du département en soutenant la gestion des employés, la coordination des fournisseurs, le suivi budgétaire et la continuité opérationnelle. Ce rôle requiert une personne rigoureuse, organisée et débrouillarde, capable de gérer plusieurs flux administratifs simultanément tout en contribuant à une équipe performante. 

Responsabilités principales 

1. Coordination des opérations RH – Équipe Marketing & Croissance (7%)

• Coordonner l’intégration administrative des nouveaux employés; 

• Gérer le calendrier des employés (événements clés, jalons, etc.); 

• Superviser le suivi des feuilles de temps dans « Employeur D »; 

• Soutenir la documentation, les communications et la planification trimestrielle des objectifs annuels; 

• Organiser les rencontres de département (ex. : Lunch & Learn, Town Halls); 

• Gérer la liste des anniversaires et les communications associées; 

• Mettre à jour et diffuser les nouvelles internes du département. 

2. Gestion des relations fournisseurs (3%) 

• Faciliter l’intégration des nouveaux fournisseurs; 

• Répondre aux demandes des fournisseurs en temps opportun; 

• Résoudre les enjeux et maintenir des relations solides; 

• Organiser et archiver la documentation fournisseur dans SharePoint.

3. Gestion des contrats et bons de commande (5%)

• Renommer les documents selon les conventions de nommage GardaWorld; 

• Archiver les contrats et bons de commande dans SharePoint;

4. Gestion des factures (30%) 

• Gérer la boîte courriel de la facturation et classer toutes les factures et communications; 

• Associer les factures aux bons de commande ou contrats pertinents; 

• Valider l’identité corporative, les codes GL et les lignes budgétaires; effectuer les suivis nécessaires; 

• Renommer les factures selon les normes internes; 

• Obtenir les approbations requises; 

• Transmettre les factures approuvées aux CPs; 

• Archiver dans SharePoint; 

• Saisir les montants dans le fichier budgétaire;

• Suivre les dépenses totales par projet. 

5. Conciliation des dépenses (30%) 

• Télécharger les factures depuis diverses plateformes;

• Renommer les fichiers selon les standards; 

• Téléverser sur la plateforme VISA; 

• Compléter le codage GL; 

• Obtenir l’approbation et assurer le traitement.

6. Coordination budgétaire par projet (10%) 

• Consolider et suivre le budget vs dépenses par projet; 

• Préparer et participer aux revues budgétaires mensuelles par projet; 

• Organiser les dossiers SharePoint budgétaires par projet (mise en place initiale).

7. Développement et amélioration continue (5%) 

• Développer et maintenir un manuel opérationnel pour assurer la continuité; 

• Mettre à jour la documentation au besoin; 

• Former les nouveaux directeurs sur les pratiques administratives internes.

8. Demandes ponctuelles (10%) 

• Répondre aux demandes ad hoc et urgentes selon les besoins. 

Qualifications 

• Formation postsecondaire en administration, marketing, gestion ou domaine connexe;

• Minimum de 3 ans d’expérience en coordination administrative; 

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, SharePoint et plateformes financières; 

• Bilinguisme requis (français et anglais); 

• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle; 

• Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations sensibles et confidentielles.