Spécialiste des dépenses opérationnelles

Le ou la Superviseur(e) des dépenses opérationnelles est responsable de la gestion, du suivi et du contrôle de l’ensemble des dépenses liées aux déplacements des employés. Dans le cadre de ses fonctions principales, la personne titulaire veille à ce que toutes les dépenses de voyage — incluant les indemnités journalières (per diem), le temps de déplacement et les exigences opérationnelles liées aux déplacements — soient recueillies, examinées, approuvées et traitées conformément à la politique de voyage corporative, aux conventions collectives (CBA) et aux exigences contractuelles. Le ou la superviseur(e) dirige l’équipe des spécialistes des dépenses opérationnelles, assure l’exactitude et le respect des délais de l’ensemble des processus liés aux dépenses, soutient les activités de rapprochement financier et de préparation aux audits, et collabore avec les parties prenantes internes et partenaires externes afin de résoudre les écarts et d’améliorer en continu les processus de gestion des dépenses.

Responsabilités Principales

Gestion des dépenses de voyage : Superviser et approuver l’ensemble des dépenses liées aux déplacements afin d’assurer leur conformité avec la politique de voyage corporative, les conventions collectives et les exigences opérationnelles. Suivre les tendances, résoudre les enjeux escaladés et s’assurer que tous les processus sont alignés avec les obligations contractuelles.

Soumissions et conformité : Surveiller et gérer les flux de travail des dépenses opérationnelles afin de maintenir l’efficacité, réduire les erreurs et garantir le respect des délais de soumission.

Résolution de problèmes et coordination : Résoudre les écarts en enquêtant sur les problématiques liées aux dépenses de voyage et en collaborant avec les parties prenantes concernées afin d’assurer un rapprochement adéquat. Assurer la liaison avec les représentants des plateformes de réservation de voyages afin de faciliter la communication et la résolution des enjeux de facturation.

Audit et conformité :Garantir l’exactitude et la conformité des dépenses en respectant les politiques financières, les ententes contractuelles et les exigences réglementaires. Maintenir des dossiers détaillés pour soutenir les audits, les rapports financiers et le suivi des comptes fournisseurs.

Communication avec les parties prenantes : Collaborer avec les équipes internes (finance, opérations et gestion des contrats) afin d’aligner les pratiques de gestion des dépenses avec les attentes de l’entreprise et du client.

Suivi et rapports : Produire des rapports et analyses sur la performance de la facturation, les dépenses en suspens et l’état des rapprochements à l’intention de la direction.

Optimisation des processus : Identifier les opportunités d’amélioration et mettre en œuvre des stratégies visant à optimiser l’efficacité des processus et à réduire les erreurs.

Supervision et développement de l'équipe :Encadrer et soutenir l’équipe des dépenses dans le traitement, la validation, l’approbation et la soumission des dépenses liées au contrat et aux conventions collectives. Fournir orientation et formation afin d’assurer l’exactitude, la cohérence et l’application des meilleures pratiques.

Formation et expérience

Formation 

• Diplôme collégial ou universitaire en administration des affaires, finance, ressources humaines ou domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Bilinguisme (français et anglais).

Expérience

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience progressive en comptes fournisseurs, gestion des dépenses ou processus de rapprochement, dont au moins 2 ans dans un rôle de supervision ou de gestion d’équipe.
• Expérience dans l’industrie du voyage ou dans des environnements de paie syndiqués, idéalement dans les secteurs de l’aviation, de la sécurité ou des contrats publics.
• Connaissance des contrats gouvernementaux fédéraux un atout important.
• Expérience dans un environnement soumis à des exigences strictes d’audit et de conformité, un atout.
• Expérience de collaboration avec des équipes multidisciplinaires.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Maîtrise avancée d’Excel (tableaux croisés dynamiques, fonctions de recherche, formules) et des logiciels de paie.
• Expérience avec des plateformes de gestion des voyages corporatifs, un atout.
• Excellente attention aux détails et capacité à analyser des ensembles de données complexes afin d’identifier tendances, écarts et problèmes systémiques.
• Capacité à analyser les problèmes, en déterminer les causes profondes et mettre en place des mesures correctives rapidement et efficacement.
• Capacité démontrée à diriger et soutenir des projets liés aux dépenses, aux audits et à l’amélioration des processus.
• Engagement envers la confidentialité, le professionnalisme et la gestion éthique des informations sensibles liées à la paie.

Conditions de travail

• Les exigences physiques comprennent notamment de longues périodes en position assise, l’utilisation répétitive du clavier et un usage prolongé des systèmes informatiques et outils électroniques.
• Exigence élevée de concentration, d’attention aux détails et de rigueur lors de l’analyse de volumes importants de données et de la validation des informations.
• Poste nécessitant un haut degré d’autonomie et de responsabilité, avec supervision limitée.
• Consentement à une vérification approfondie des antécédents et des références.
• Doit être légalement autorisé à travailler au Canada.
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales pour répondre à des besoins opérationnels urgents.
• Déplacements occasionnels possibles selon les besoins opérationnels ou contractuels.

Détails de l’emploi :

• Type d’emploi : Permanent
• Emplacements : Montréal, QC

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AVMLT