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Coordonnateur(trice) administratif(ive) - Département des communications mondiales

Unité d’affaire:  Corporatif
Domaine de carrière:  Opérations et Administration
Lieu de travail: 

Montreal, Quebec, CA

GardaWorld est présentement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) administratif(ive) dynamique, proactif(ive), polyvalent(e) et prêt(e) à relever de nouveaux défis.

 

Relevant directement de la Directrice, Communications mondiales et Affaires publiques, le coordonnateur administratif a pour responsabilité la gestion administrative du département en plus d’aider les membres de l’équipe dans la réalisation des activités et de divers projets.

 

 

Vos responsabilités :

 

 

  • Gestion de la boîte courriel corporative;
  • Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe des communications mondiales et affaires publiques (réserver les salles de réunion, assurer la logistique des réunions, entrer de données);
  • Préparer des factures, des rapports, des avis, des lettres, des états financiers et d’autres documents, grâce au traitement de texte, aux feuilles de calcul, aux bases de données, ainsi qu’aux logiciels de présentation;
  • Accueillir les visiteurs et invités;
  • Suivi des appels téléphoniques;
  • Coordonner et planifier les événements, y compris ceux du CA et du PDG (planification, convocations, logistique, accueil);
  • Gestion de la cuisine de la haute direction : approvisionnement, commande de repas avec les traiteurs, mise en place des buffets et voir au nettoyage des lieux;
  • Voir à la logistique et coordination du matériel marketing à des événements (tradeshows), lorsque requis;
  • Participer à la réalisation de rapports, de dossiers de projets et de documents de présentation (rédaction, révision linguistique, mise en page et édition);
  • Toutes autres tâches administratives connexes et diverses reliées au poste.

 

 

Votre Profil :

 

 

  • Diplôme en secrétariat, bureautique, communication ou toutes formations connexes;
  • Excellente maîtrise des langues française/anglaise, à l’oral et à l’écrit (L’utilisation de l’anglais sera prédominante);
  • Un minimum de 3 années d’expérience dans un poste équivalent;
  • Excellente connaissance de la suite Office 365 (Outlook. Word, Excel, Powerpoint);
  • Disponibilité pour déplacements occasionnels et voyages;
  • Excellente compétence relationnelle, débrouillardise et polyvalence;
  • Faire preuve d'assiduité et respect des échéanciers;
  • Joueur d’équipe et beaucoup d’entregent;
  • Souci du détail, rigueur et curiosité;
  • Capacité à travailler dans un environnement changeant et rapide;
  • Bonne planification et organisation du travail.

 

 

 

Nous offrons :

 

  • Poste permanent de jour à temps plein;
  • Assurances collectives après trois mois;
  • REER collectif disponible après un an de travail continu;
  • Lieu de travail à proximité des ponts de la Rive-Sud et des transports en commun.
  • Cafétéria sur place.

 

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