Coordonnateur(trice) aux opérations

Sommaire du poste 
Le coordonnateur aux opérations est responsable de la gestion et du bon fonctionnement des contrats et devis qui lui sont attitrés. Il administre un portefeuille de comptes clients, assure la performance financière et opérationnelle des contrats et veille à l’exécution des livrables contractuels. 

Il joue un rôle clé dans la reddition de comptes en se basant sur les indicateurs clés de performance établis par la direction et agit comme point de liaison entre la direction et les équipes opérationnelles. 

     2. Tâches et Responsabilités 

Maîtriser les devis généraux et techniques de chacun des contrats sous sa responsabilité.  
Assurer la conformité des opérations aux devis contractuels et maintenir le niveau de performance attendu.  
S’assurer du respect des exigences contractuelles par les Officiers de site.  
Corriger les écarts de gestion et assurer la mise en place des programmes requis.  
Effectuer le bilan annuel des contrats.  
Établir les constats, enjeux, priorités et problématiques propres à chaque contrat. 
Veiller au bon fonctionnement des opérations des contrats attitrés.  
Analyser les besoins opérationnels en ressources humaines en collaboration avec les Officiers de site.  
Assurer l’atteinte des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi (coûts de formation, taux de roulement, heures supplémentaires, etc.).  
Supporter, coacher et accompagner Officiers de site afin de répondre aux demandes opérationnelles, dans le respect des conventions collectives applicables.  
Former les nouveaux Officiers de site aux différentes tâches administratives. 
Participer au processus d’embauche des différentes ressources.  
Assurer la discipline en partenariat avec les Ressources humaines et la direction. 
Assurer la conformité des horaires de travail. 
Valider et effectuer les transferts d’heures, incluant les ajouts d’heures. 
Vérifier l’exactitude des données transmises au service de la paie.  
Gérer les journées maladie, congés sociaux, personnels et assurer la transmission de la documentation requise.  
Coordonner et compléter annuellement le processus de choix de vacances. 
Coordonner et assurer la conformité des formations des employés.  
Assurer la conformité des dossiers de formation auprès des Officier de sites. 
Superviser la mise à jour des statuts des employés sous sa responsabilité.  
Assurer la conformité des dossiers dans les plateformes requises. 
Agir comme point central des communications entre les Officiers de sites et la Direction. 
Valider les demandes relatives aux uniformes et coordonner avec le département concerné.  
Gérer les demandes administratives directes (relevés d’emploi, confirmations d’emploi, assurances). 
 

***Compétences clés

Excellente organisation et gestion des priorités
Bonne capacité de coordination entre plusieurs départements
Fort sens du suivi et du respect des échéanciers
Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
Grande rigueur administrative
Bon esprit d’analyse et de résolution de problèmes
Facilité à travailler dans un environnement rapide et changeant
Autonomie et sens de l’initiative
Bonne gestion du stress
Souci du détail
Compétences relationnelles

Excellente communication orale et écrite
Service à la clientèle interne et externe
Capacité à collaborer avec les équipes
Diplomatie et professionnalisme
Leadership de coordination, même sans gestion directe
Compétences techniques

Maîtrise de la suite Microsoft Office, surtout Excel, Outlook et Word
Expérience avec des systèmes ERP, CRM ou logiciels de gestion
Production de rapports et suivi d’indicateurs
Gestion d’horaires, de calendriers ou de logistique
Entrée de données et mise à jour de dossiers